Cada factura electrónica que recibe tu empresa trae un reloj. Desde que el SII la recibe, tienes 8 días corridos para reclamarla si algo no cuadra. Si no haces nada, se entiende aceptada de forma irrevocable: ya no puedes reclamar su contenido ni la falta de mercaderías, y para efectos del proveedor queda firme.
La regla viene de la Ley 19.983, que regula la factura como título ejecutivo. En la práctica significa que revisar facturas no es una tarea que se pueda dejar para el viernes.
Qué pasa con una factura recibida en esos 8 días
Mientras corre el plazo, la factura aparece como pendiente en el Registro de Compras y Ventas (RCV) del SII. En ese período puedes aceptar su contenido, dar el acuse de recibo de las mercaderías o servicios, reclamar su contenido o reclamar la falta parcial o total de mercaderías. Cuando se cumplen los 8 días sin reclamo, pasa al registro como aceptada.
Esto importa por dos razones. La primera es el costo: una factura con un precio distinto al acordado, o que cobra mercadería que nunca llegó, se paga igual si nadie la reclamó a tiempo. La segunda es la relación con el proveedor: un reclamo hecho a tiempo se conversa; uno fuera de plazo ya no corre.
Dónde se pierde el tiempo
El proceso manual se parece en casi todas las empresas:
- Alguien abre el correo de intercambio o entra al RCV y descarga las facturas nuevas.
- Busca la orden de compra que corresponde a cada una.
- Le pregunta a bodega si la mercadería llegó completa.
- Compara ítems, cantidades y precios.
- Digita la factura en el ERP.
- Las que no cuadran quedan en un correo aparte, esperando que alguien tenga tiempo.
El problema no suele ser el volumen. Es que la revisión depende de que una persona tenga tiempo esa semana, y las facturas con diferencias son justamente las que más tiempo toman y las primeras que se postergan.
Qué hace un agente
Un agente puede hacer el mismo recorrido apenas llega cada factura, sin esperar a que alguien se desocupe:
- Lee el documento desde el correo de intercambio o desde el RCV y saca emisor, folio, montos, ítems y referencias a la orden de compra.
- Busca la orden de compra y la recepción en tu ERP y compara ítem por ítem.
- Si cuadra, la registra en el ERP.
- Si no cuadra, la marca con el motivo: precio distinto, cantidad distinta, sin orden de compra o sin recepción. Le avisa a la persona que corresponde con el detalle y los días que quedan.
- Antes de que se cumpla el plazo, vuelve a avisar lo que siga pendiente.
El resultado es que tu equipo deja de revisar facturas que están bien y dedica su tiempo solo a las que tienen un problema, con la información ya reunida.
Qué decide solo y qué pasa por una persona
No todo tiene que ser automático desde el primer día. Una forma razonable de partir:
| Situación | Qué hace el agente |
|---|---|
| La factura cuadra con la OC y la recepción | La registra en el ERP |
| Diferencia menor a un monto que tú defines, por ejemplo redondeos | La registra y deja nota |
| Diferencia de precio o cantidad sobre ese monto | Prepara el detalle y pide revisión |
| Factura sin orden de compra | Pide revisión |
| Faltan 2 días para el plazo y sigue pendiente | Avisa de nuevo, con prioridad |
Reclamar una factura tiene consecuencias con el proveedor, así que conviene que esa decisión la tome una persona, con el trabajo previo hecho por el agente. Cada decisión queda registrada: qué leyó, con qué la comparó y por qué la registró o la derivó.
Qué necesitas para partir
- Un acceso al SII o al correo de intercambio desde donde llegan las facturas.
- Acceso a tu ERP para consultar órdenes de compra y recepciones, y para registrar facturas. Si tu ERP no tiene API, hay otras formas de conectarlo: te las explicamos aquí.
- Las reglas que hoy aplica tu equipo, aunque no estén escritas: qué diferencias se aceptan, quién revisa qué y cuándo se reclama.
Si hoy tu equipo revisa facturas a mano, este es un buen primer proceso para un agente: es repetitivo, tiene reglas claras y un plazo que no perdona.
