Una de las primeras preguntas en cualquier proyecto de automatización es cómo se va a conectar el agente con el sistema de la empresa. Si el ERP tiene una API moderna, la respuesta es fácil. Pero muchas empresas trabajan con un ERP instalado en su propio servidor hace años, con módulos a medida, o con un sistema que la API cubre solo a medias.
Eso no impide automatizar. Hay cinco vías posibles y, en la práctica, casi siempre se combinan.
1. API
Es la vía más limpia. El sistema expone operaciones definidas, como consultar un pedido o crear una nota de venta, y el agente las usa con un usuario propio y permisos acotados.
Antes de descartarla, vale la pena preguntar. A veces la API existe pero hay que activarla, pagarla como módulo aparte o pedirla al proveedor. Otras veces cubre la lectura pero no la escritura.
Conviene cuando existe y cubre lo que el proceso necesita.
2. Base de datos
La mayoría de los ERP instalados en servidor propio guardan todo en una base de datos, muchas veces SQL Server. Con un usuario de solo lectura, el agente puede consultar pedidos, stock, clientes o cuentas por cobrar directamente, sin tocar la aplicación.
Leer es seguro. Escribir directo en la base es otra cosa: el ERP aplica reglas cuando alguien registra algo desde su pantalla, como asignar folios, mover stock o generar el asiento contable. Si el agente escribe en las tablas sin pasar por esas reglas, puede dejar datos inconsistentes. La práctica sana es leer desde la base y escribir por una vía que el ERP soporte: su API, sus tablas de interfaz o sus importadores.
Conviene cuando necesitas leer información de forma rápida y confiable.
3. Archivos
Casi todos los ERP importan y exportan archivos: Excel, CSV o formatos propios. El agente puede dejar un archivo listo para que el importador del ERP lo cargue, o leer los reportes que el sistema exporta todos los días a una carpeta compartida o a un servidor SFTP.
La contra es que no es inmediato: depende de cada cuánto corre la importación o la exportación.
Conviene cuando el proceso tolera algunos minutos u horas de desfase, como cargar facturas del día o actualizar precios.
4. Correo
Muchos sistemas envían correos: reportes diarios, alertas, confirmaciones de pedido. Si el sistema ya manda la información por correo, el agente puede trabajar desde ahí, leyendo lo que llega a una bandeja propia.
Conviene cuando el sistema ya comunica lo que necesitas por correo y no hay otra salida.
5. Pantalla
Cuando no hay ninguna de las anteriores, el agente puede usar el sistema como lo haría una persona: entrar con su usuario, buscar, completar formularios y descargar lo que necesita. Sirve para sistemas antiguos y también para portales web de terceros, como los de algunos clientes o proveedores.
Es la vía más lenta y la más sensible a cambios: si el sistema modifica una pantalla, hay que ajustar el agente. Por eso se monitorea más de cerca.
Conviene cuando es la única opción, o cuando el sistema es de un tercero y no hay acceso a nada más.
Cómo elegir
Estas preguntas ordenan la decisión:
- ¿El agente necesita leer, escribir o ambas? Leer por base de datos y escribir por el importador es una combinación muy común.
- ¿Qué tan inmediato tiene que ser? Responder a un cliente por WhatsApp exige consultar en línea; cargar facturas puede esperar a la importación de la tarde.
- ¿Quién mantiene el sistema? Si hay un proveedor, conviene conversar con él antes: puede tener una API que nadie ha pedido.
- ¿Qué pasa si falla? Las vías más frágiles necesitan alertas que avisen apenas algo deja de funcionar.
Lo que no cambia, sea cual sea la vía
- El agente entra con un usuario propio, nunca con la clave de una persona del equipo.
- Ese usuario tiene solo los permisos que la tarea necesita.
- Cada acción queda registrada: qué leyó, qué escribió y cuándo. Más sobre esto en lo que cuidamos en cada proyecto.
Que tu ERP no tenga API no es un impedimento. Solo cambia el camino.
